case study

Hoe KAVA apothekers beter en directer met elkaar in contact staan door Siilo

De Koninklijke Apothekersvereniging van Antwerpen, beter bekend als KAVA, vertegenwoordigt meer dan 1300 Antwerpse en Vlaamse apothekers. De beroepsvereniging komt op voor de belangen van haar leden en ontwikkelt en versterkt de rol van apothekers in de zorg. Sinds begin dit jaar zet KAVA Siilo in voor het verbeteren van de communicatie tussen de vereniging en haar leden, de leden onderling, en tussen leden en andere zorgprofessionals in de regio.

Probleem: inefficiënte communicatie tussen KAVA en haar leden

Nieuwsbrieven en mededelingen via mail en post boden weinig ruimte voor interactie en crisiscommunicatie tussen KAVA en haar leden. KAVA besloot daarom op zoek te gaan naar een future proof communicatie platform: één platform waarop apothekers veilig en snel met elkaar konden overleggen over patiëntgerelateerde zaken, én een manier om het contact tussen de vereniging en haar leden te versterken.

“Tijdens onze zoektocht naar een alternatief voor e‑mail en onveilige messengers, merkten wij binnen KAVA dat veel apothekers al bekend waren met Siilo en de app actief gebruikten. Dit vereenvoudigde verdere adoptie van de app.”

Nico Capriau, Directeur Beroepsondersteuning KAVA

Oplossing: organisatiebreed informatie delen

Een besloten KAVA netwerk binnen Siilo voorziet KAVA van een platform waar informatie kan worden gedeeld met alle leden in het netwerk. Om het delen van deze informatie gestructureerd te laten verlopen, heeft KAVA een aantal discussiefora Tiles gecreëerd. Hier is alle eerder gedeelde informatie terug te lezen per onderwerp. KAVA koos voor vier verschillende tiles: ‘Contacten’, ‘Agenda’, ‘Nieuws’ en ‘Aan de slag’. De KAVA netwerk beheerder kan per tile kiezen wie berichten kunnen plaatsen, wie kan reageren en wie de berichten enkel kan lezen. Zo zijn er tiles voor het delen van informatie, maar ook om bijvoorbeeld met meerdere collega’s over een casus te discussiëren.

“Siilo biedt ons de mogelijkheid alerts te sturen naar onze leden. Daarnaast is het voor ons een plek voor het delen van nieuws en documenten. Wij bieden hier de leden bijvoorbeeld de laatste regels omtrent het elektronisch voorschrijven van medicatie, maar ook onze gebruiksrichtlijn voor Siilo aan.”

Bernard De Ruyck, Directeur Informatica en Innovatie KAVA

De Spaces omgeving is complementair aan KAVA’s andere communicatiekanalen en geeft KAVA de mogelijkheid het gesprek aan te gaan met haar apothekers. KAVA moedigt interactie en discussie tussen leden onderling van harte aan. Regelmatig deelt Nico Capriau (directeur beroepsondersteuning bij KAVA) nieuws, dringende mededelingen en agendapunten in de verschillende tiles, waarna discussies tussen KAVA en de apothekers en tussen apothekers onderling ontstaan. Op deze manier worden meningen over belangrijke onderwerpen gehoord en gebruikt bij bijvoorbeeld het opstellen of optimaliseren van richtlijnen en beleidsregels.

Aan het begin van de Corona Crisis vroeg KAVA de leden hoe zij omgingen met COVID-19 maatregelen binnen hun praktijk. Op deze vraag antwoordden bijna 100 apothekers met tips en foto’s van een veilige praktijkinrichting. Zo inspireren de apothekers elkaar met best practises. Een waardevolle inzet van Siilo, die direct tot veiligere en betere zorg leidt.

“Met Siilo heeft de apotheker eindelijk een instrument in handen waardoor het mogelijk wordt om op een GDPR correcte wijze met elkaar te communiceren. Niet alleen tussen collega’s onderling, Siilo laat eveneens toe om op een gebruiksvriendelijke manier met andere zorgverstrekkers in contact te treden. Daarenboven is dit ook een extra communicatiekanaal voor KAVA, zodat we onze leden nog sneller en beter kunnen bereiken.”

Philippe Van Reeth, Voorzitter KAVA

Resultaat: toenemende interactie tussen KAVA en apothekers

Het aantal actieve gebruikers binnen KAVA steeg met 300% tijdens de eerste twee maanden van de COVID-crisis. In totaal versturen en ontvangen zij gemiddeld 40.000 berichten per maand. Deze snelle adoptie is ook te zien aan de grote hoeveelheid interactie in de Spaces tiles. Apothekers laten hun stem horen en inspireren elkaar. Capriau en De Ruyck, beiden verantwoordelijk voor het beheer van het KAVA netwerk op Siilo, zijn blij om de positieve reacties van apothekers te zien. Met Siilo hebben zij het platform gevonden om beter en directer in contact te staan met hun leden.

“Leden vullen elkaar aan en/of spreken elkaar tegen, elementen die je niet mag onderschatten in een discussie. Wij nemen deze discussies ook altijd mee naar onze vergaderingen en houden rekening met de input. Via Siilo zien we nu meningen die we anders niet zouden horen.”

Nico Capriau, Directeur Beroepsondersteuning KAVA

Hoe kan jouw organisatie Siilo implementeren?

Wil je meer weten over hoe Siilo jouw team kan helpen om beter en veiliger samen te werken? Neem contact met ons op via https://www.siilo.com/nl/start-met-siilo.